Służą do tego mniej lub bardziej zaawansowane skanery dokumentów lub inne systemy skanujące. W skrócie skanowanie dokumentów polega na przetworzeniu ich z formy papierowej na formę elektroniczną. Skanowanie dokumentów może odbywać się z wykorzystaniem systemu optycznego rozpoznawania znaków (OCR), aby skanowane dokumenty można było później edytować. Ale dzięki skanowaniu dokumentów można je też zapisać jako pliki graficzne. Podczas skanowania dokumentów można także odpowiednio dobrać parametry skanowania i zapisu, możemy zmienić jasność, kontrast, a także nasycenie kolorów, aby skanowane dokumenty były jak najbardziej czytelne. Skanowanie dokumentów pozwala wykonać także czarno-białą kopię dokumentacji.
Skanowanie dokumentów obejmuje skanowanie wydruków komputerowych, odręcznych notatek, a także wypełnionych ręcznie formularzy oraz rachunków i faktur zewnętrznych, jak również skanowanie dokumentów innych, niż wymienione powyżej. Ale skanowaniem dokumentów jest także skanowanie zdjęć, rysunków lub grafik. Zwłaszcza, gdy skanowane dokumenty to na przykład szablony logo nowej marki firmy albo projekty techniczne nowego wyrobu. Skanowanie dokumentów tego rodzaju jest dla firmy bardzo istotne ze względu na ich bezpieczeństwo.
Do skanowania dokumentów najlepiej nadają się sprawdzone urządzenia największych światowych producentów takich jak BOWE BELL+HOWELL, CANON, FUJITSU KODAK czy PANASONIC. Jeżeli będziemy używać urządzeń tej klasy ze skanowaniem dokumentów nie powinno być żadnych problemów. Ale oczywiście skanowanie dokumentów na mniejszą skalę – w małym biurze lub w domu możemy wykonać także za pomocą tańszych rozwiązań innych wytwórców.
Generalnie przyjmuje się, że wydajność skanowania na poziomie 1000 stron dziennie będzie odpowiednia dla małych lub średnich przedsiębiorstw. Większe biura, które mają rozbudowane biura będą musiały korzystać z systemów skanowania dokumentów, pozwalających na zeskanowanie do 10 tysięcy stron na dzień. Masowe skanowanie dokumentów, przeprowadzane na dużą skalę na przykład w firmach zajmujących się archiwizacją dokumentów, wymaga użycia wysokowydajnych skanerów produkcyjnych, przetwarzających około 60 tysięcy dokumentów dziennie.