Jaka jest przewaga regałów przesuwnych w tym kontekście nas zwykłymi szafami magazynowymi? Mianowice taka, że jak sama nazwa wskazuje regały przesuwne można przestawiać, a raczej przesuwać. Dzięki temu regały przesuwne mogą stać blisko siebie, a w zasadzie się dotykać, a w naszym magazynie i archiwum będziemy potrzebować tylko jednego rzędu na przejście pomiędzy regałami przesuwnymi, ponieważ przejście to można dowolnie „przenosić”.
System regałów przesuwnych działa w następujący sposób. Każdy segment lub moduł złożony z jednego regału przesuwnego posiada kółka lub rolki, w różnej ilości, w zależności od specyfikacji producenta. Ponadto w skład systemu regałów przesuwnych wchodzi tzw. torowisko lub szyna jezdna, czyli prowadnice, po osi których poruszają się regały przesuwne, co zapewnia bezpieczeństwo oraz optymalizację wykorzystanego przez regały przesuwne miejsca. Każdy z regałów przesuwnych posiada z boku mechanizm do przesuwania, może być to mechanizm np. korbowy, dzięki czemu nawet bardzo ciężkie regały przesuwne, do cna wypełnione dokumentami może bez problemu przesuwać każdy i nie wymaga to od użytkownika specjalnej siły. W dużych archiwach system regałów przesuwnych wyposażony jest dodatkowo w napęd elektryczny.
Jeżeli chodzi o kwestię tego, gdzie najczęściej wykorzystywane są regały przesuwne, to są to z reguły wszelkiego typu archiwa, biblioteki, księgozbiory, archiwum firmowe, magazyny. Regały przesuwne służą przede wszystkim do przechowywania dokumentów w segregatorach, teczkach, ale także pudłach. Dodatkowo w regałach przesuwnych można wygodnie ustawić książki, czasopisma, wydruki, katalogi, roczniki, akta osobowe. Ale regały przesuwne świetnie nadają się także do składowania niewielkich przedmiotów umieszczonych w pudełkach.
Ciekawe zagadnienie brzmi, jak wysokie mogą być regały przesuwne. Otóż standardowa wysokość jednego modułu, czyli pojedynczego regału przesuwnego to około 2,5- 4,5 metra. Oczywiście możliwy jest też wybór regałów przesuwnych o wysokości większej, na przykład 8 m. Dostępne możliwości w zakresie gabarytów regałów przesuwnych zależą od producenta. Generalna zasada jest taka, że wysokość regału przesuwnego powinna być dostosowana do jego późniejszego zastosowania.