Przepisy dotyczą w szczególności przechowywania dokumentów księgowych, takich jak listy płac (najdłużej, bo aż 50 lat), rachunki, faktury, sprawozdania finansowe, dowody zakupu lub dokonania opłaty, potwierdzenia przelewów (na przykład na ZUS lub podatek) i wielu wielu innych. Ale nawet jeżeli firma nie jest zobligowana do przechowywania dokumentów konkretnego rodzaju, czasami warto to jednak zrobić, ponieważ w przyszłości mogą się one okazać niezwykle cennym źródłem bardzo wartościowych informacji.
Z uwagi na to, że dokumenty księgowe muszą być przechowywane w formie oryginalnej, papierowej, wiele firm zetknęło się z problemem braku miejsca na przechowywanie takiej masy dokumentów, dlatego na rynku pojawiły się nowe usługi archiwizacji dokumentów oraz nowoczesne systemy do przechowywania dokumentów. Fizyczne przechowywanie akt oraz innych dokumentów polega na udostępnieniu firmie swojej „przestrzeni magazynowej”, a raczej odpowiedniego archiwum, czy też składnicy akt, gdzie panują odpowiednie, bezpieczne do przechowywania papieru warunki, gdzie przestrzegane są przepisy przeciwpożarowe, a dokumenty są odpowiednio opisane i opieczętowane. Dodatkowo dla bezpieczeństwa i wygody dostępu w ramach usługi archiwizacji dokumentów wykonuje się ich elektroniczne kopie, skanując każdy dokument na skanerach wysokiej klasy z zastosowaniem systemu rozpoznawania tekstu OCR. Dzięki takim rozwiązaniom oszczędzamy miejsce, a przede wszystkim możemy mieć pewność, że przechowywanie dokumentów odbywa się w sposób bezpieczny, ponieważ robią to profesjonaliści.
Jeżeli nasze przedsiębiorstwo nie ma dokumentów do przechowywania aż tak dużo, dysponuje ograniczonym budżetem albo po prostu lubimy mieć wszystko pod kontrolą, możemy przechowywać dokumenty sami i we własnym zakresie ten system przechowywania dokumentów zorganizować. Mogą do tego służyć na przykład metalowe szafki typu steelcase, które chronią dokumenty przed zniszczeniem i kradzieżą, a dodatkowo mogą służyć jako ścianki działowe w firmie, ponieważ wyglądają estetycznie i nowocześnie. Zaletą takiego rozwiązania jest również fakt, że przechowywane dokumenty są zawsze pod ręką i można szybko je przejrzeć i skopiować.