Na rynku istnieje wiele programów komputerowych mających pomóc w organizacji systemu obiegu dokumentów w firmie. Tworzą je między innymi firmy takie jak Comarch i Microsoft. Mają one jednak wiele cech wspólnych. Służą zarówno do przepływu dokumentów jak i ich archiwizowania a nawet odzyskiwania. Najczęściej programy te dotyczą dokumentów finansowo - księgowych.
Obieg dokumentów to przepływ tych akt przez odpowiednie jednostki w firmie zgodnie z ustaloną wcześniej procedurą. Każda firma przedsiębiorstwo czy instytucja powinno wprowadzić instrukcję obiegu dokumentów w swoim miejscu pracy. Będzie ona wyjaśniała jak dokumenty wpływające do firmy powinny być oznaczone (jakie powinny mieć stemple, jaka datę, ponieważ niektóre dokumentu można składać w dowolnym okresie przez cały rok a inne są uzależnione od jakiejś daty nie pozwalającej na ich przyjmowanie po niej), kto może je złożyć, osoba na jakim stanowisku może je przyjąć, kto jest za nie odpowiedzialny, kogo uprawniają do ich podpisana i ostemplowania oraz gdzie powinny być skierowana w następnym etapie obiegu w firmie.
W obiegu dokumentów ważne jest umiejętne katalogowanie dokumentów. Pozwala ona na łatwy dostęp do szukanego materiału oraz sprawia, że dokumenty są uporządkowane w odpowiedni dla danej firmy sposób. Zważywszy na fakt, że im większa firma ilość dokumentów wzrasta muszą być one na bieżąco katalogowane. Taki sposób porządkowania pozwala zaoszczędzić czas przy późniejszym wyszukiwaniu potrzebnych dokumentów.
Dokumenty archiwizowane są, bowiem w sposób chronologiczny z uwzględnieniem kolejności ich wpłynięcia do firmy.
Ważnym rozwiązaniem wprowadzanym przez firmy oferujące programy do obiegu dokumentów w firmie jest możliwość zabezpieczania pewnych akt w taki sposób, że dostęp do nich będzie miała tylko jedna upoważniona do tego osoba przez podanie odpowiedniego kodu – dane takie nazywane są danymi wrażliwymi.
W programach komputerowych do obiegu dokumentów istotnym i przydatnym rozwiązaniem wydaje się tez tworzenie biblioteki dokumentów. Dostęp do niej maja wszyscy pracownicy firmy. Istnieje także możliwość załączenia do dokumentów plików czy komentarzy. W bibliotekach takich można także dowolnie grupować oraz istnieje możliwość powiązania ich z innymi dokumentami w systemie obiegu dokumentów.