Dzięki temu elektroniczny obieg dokumentów umożliwia znaczne przyspieszenie procesów biznesowych, ponieważ wszystkie osoby korzystające z systemu elektronicznego obiegu dokumentów i informacji mogą szybko uzyskać dostęp do aktualnych, a przede wszystkim zawsze właściwych informacji niezbędnych do odpowiedniego i niezakłóconego funkcjonowania instytucji lub firmy. Ponadto, jeżeli dana organizacja posiada system elektronicznego obiegu dokumentów, zarządzanie wszelkimi istotnymi informacjami oraz najważniejszymi danymi jest znacznie ułatwione.
Elektroniczny obieg dokumentów odbywa się za pomocą systemu informatycznego. System ten służy do administrowania elektronicznym obiegiem dokumentów, rozdzielania zadań dla poszczególnych działów i pracowników, a także do zarządzania dostępem do elektronicznego obiegu dokumentów, w zależności od pozycji i funkcji danej osoby w organizacji. System elektronicznego obiegu dokumentów oraz informacji oparty jest o mechanizmy typu workflow, dzięki któremu możliwa jest swobodna wymiana dowolnej dokumentacji w formie elektronicznej.
Elektroniczny obieg dokumentów sprzyja także rozwojowi społeczeństwa informacyjnego. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów ułatwiony jest kontakt obywateli z państwem i vice versa, ponieważ dokumenty oficjalne mogą być przekazywane drogą elektroniczną. W Polsce przykładem systemu elektronicznego obiegu dokumentów tego typu jest możliwość składania deklaracji ZUS przez Internet. Dla elektronicznego obiegu dokumentów w ramach instytucji państwowych szczególne znaczenie ma fakt, iż system ten daje możliwość przekazywania sobie dokumentów przez użytkowników systemu elektronicznego obiegu dokumentów zdefiniowanymi przez administratora systemu ścieżkami przepływu.
Podstawowe korzyści posiadania systemu informatycznego umożliwiającego elektroniczny obieg dokumentów to przede wszystkim ograniczenie kosztów przedsiębiorstwa, na przykład dzięki wyeliminowaniu lub znacznemu ograniczeniu drukowania dokumentacji papierowej. Poza tym dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów znacznie wzrasta wydajność pracowników, którzy nie muszą tracić czasu na poszukiwanie potrzebnych im informacji. Praca z elektronicznym obiegiem dokumentów sprzyja kontroli jakości tej pracy i tego, jak poszczególne zadania zostały wykonane. Można też dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów sprawdzić historię realizacji poszczególnych zadań, zweryfikować, ile to trwało i odpowiednio zaplanować podobne działania w przyszłości. I wreszcie elektroniczny obieg dokumentów ma tę zaletę, że zgromadzona dokumentacja firmowa jest zawsze bezpieczna i nie ma ryzyka zagubienia lub zniszczenia jedynej kopii.