jeszcze nie posiadasz konta? zarejestruj się   zaloguj

Archiwizowanie dokumentów

Według polskiego prawa konieczne jest archiwizowanie dokumentów księgowych przez okres co najmniej pięciu lat, a w przypadku niektórych papierów (głównie kadrowych) archiwizowanie dokumentów rozciąga się na dziesiątki lat, co jest zmorą wielu przedsiębiorców.

Dlatego z odsieczą nadchodzą im firmy wyspecjalizowane w usługach archiwizowania dokumentów, które mogą ten proces znacznie uprościć, a w konsekwencji nawet doprowadzić do oszczędności kosztów, mimo iż za usługę archiwizowania dokumentów trzeba będzie oczywiście zapłacić.

Ale zacznijmy od początku, czyli od tego jak długo należy dokumenty przechowywać oraz archiwizowanie dokumentów jakiego typu jest wymagane przez prawo. A zatem obowiązek archiwizowania dokumentów dotyczy przede wszystkim akt finansowo-księgowych takiego typu jak faktury, raporty z inwentaryzacji, księgi przychodów i rozchodów, sprawozdania finansowe, czyli wszystkiego co dotyczy płatności podatków. Archiwizowanie dokumentów jak te wyżej wymienione musi trwać co najmniej 5 lat, ponieważ musi upłynąć pięć lat kalendarzowych od końca roku, kiedy płatny był należny podatek udokumentowany w tych papierach.

Aby uprościć zrozumienie tej kwestii dotyczącej archiwizowania dokumentów podamy prosty przykład. Załóżmy, że sprzedaż nastąpiła w styczniu 2001 roku i wtedy też wystawiliśmy fakturę. Ale ewentualne różnice w podatku musieliśmy uiścić dopiero na początku roku 2002. Dlatego też spoczywał na nas obowiązek archiwizowania dokumentów – wszystkich ksiąg rozliczeniowych oraz faktur zarówno ze stycznia, września jak i grudnia 2001 aż do końca roku 2006. Zatem archiwizowanie dokumentów z roku 2001 mogliśmy formalnie zakończyć dopiero 1 stycznia 2007, aby uniknąć konsekwencji prawnych.

Jak pokazał powyższy przykład archiwizowanie dokumentów trwa „szmat czasu” (jeszcze więcej na przykład w przypadku list płac – aż 50 lat po zakończeniu pracy w naszej firmie przez danego pracownika), żeby się tak kolokwialnie wyrazić, co oznacza, że musimy mieć nie tylko miejsce na to, aby te archiwizowane dokumenty pomieścić, ale także pieniądze i wiedzę, aby archiwizowanie dokumentów przeprowadzić prawidłowo. Na szczęście, jak już powiedzieliśmy obecnie na rynku jest wiele firm, oferujących profesjonalne usługi archiwizowania dokumentów, dlatego polecamy skorzystać z ich usług, bo jak widać archwizowanie dokumentów to sprawa niełatwa.